Detaljerna bakom en lyckad kongress

Ta vara på tiden
Börja nu. Inte senare. Kommunicera ett tydligt mål och syfte med kongressen. Upprätta en budget och räkna baklänges från kongressens startdatum för att se vad som behöver göras och när.

Med mer tid finns utrymme till att följa upp, dubbelkolla och hinna andas. Skapa en projektgrupp där varje individ har en tydlig ansvarsroll, till exempel ansvara för tidsplanen, ekonomi och upprättande av budget, marknadsföring, förhandling med underleverantörer och utställare/sponsorer, uppföljning. Dela dokument och tidsplaner på en gemensam plattform så minskar risken för att något faller mellan stolarna om någon blir sjuk eller drabbas av väder och förseningar.

Vad är viktigast, destinationen eller resan till och från?
Vi vill påstå att båda är lika viktiga. Ett härligt resmål kan tappa glansen efter en tidskrävande och krånglig resa så välj en inspirerande mötesplats som är lätt att ta sig till, oavsett transportmedel. Kolla tidtabeller, hållplatser och glöm inte helgtrafik om ni konfererar över en helg.

Ta gärna reda på om det pågår någon annan aktivitet i staden, festival, maraton eller liknande som påverkar tillgängligheten i stan.

Ett program som bjuder på utrymme uppskattas av deltagare som vill hinna med att se och uppleva den valda destinationen. Kanske en extra timme mellan dagens sista programpunkt och middagen?

Välj anläggning med omsorg
Våga ställa krav. Se projektledaren på kongressanläggningen som en partner och rådgivare, åk dit, träffa konferenspersonalen och få en rundvandring. Hur känns atmosfären, lokalerna, hotellrummen och gemensamma utrymmen? Spara tid och pengar genom att gå igenom programmet med konferensansvarig som kan dela erfarenheter från många olika event och kongresser.

• Finns det en samlingsyta för ankommande deltagare?
• Erbjuds deltagarservice?
• Behövs en eller flera lokaler, t ex grupprum?
• Finns behov av utställningsytor?
• Finns det en scen så att talare syns och hörs?
• Extra mikrofoner för en frågestund?
• Är lokalerna tillgänglighetsanpassade?
• Testa all teknik, stäm av alla önskemål. Finns det adapters som passar alla datorer ifall att föreläsaren glömmer sin, tappar bort mm.

Övernattning
Har konferenshotellet kapacitet för att så många övernattande gäster? Är det enkelt att ta sig till hotellet oavsett transportmedel?

• Ska deltagarna dela rum eller bo en person i respektive rum?
• När är rummen tillgängliga efter ankomst?
• Vilken tid ska man checka ut?
• Finns det bagagerum?
• Ingår frukost?

Måltider och drycker
När maten ska planeras är det bra om kökschefen kan delta i mötet.

• Hur många måltider ska serveras?
• När ska de serveras?
• Måltider sittandes vid bord eller mingel med buffé eller plockmat?
• Konferensfika och pauser?
• Ta reda på och informera köket om dieter och allergier.

Planera ett program med luft
Var generös med tidsplaneringen så att programmet kan följas och hålla tider. Tänk på att det går åt flera minuter när många personer ska förflytta sig mellan lokaler, måltider och aktiviteter.

Konferens/kongressanläggningen
Håll kontakt och involvera konferenspersonalen i planeringen. Lägg inte frågor på hög till dagen innan utan ta hand om dem när de dyker upp. Erfaren konferenspersonal ligger oftast steget före vilket innebär att även du kan koppla av, umgås och njuta av hela arrangemanget.