Boka vårt bästa pris, bli medlem nu!

Vissa konferenser lyckas bättre än andra – vad är tricket?

Publiceringsdatum 2018-04-30

Att vara väl förberedd är en förutsättning. En checklista är också bra att ha. Men den viktigaste frågan är vad ni vill få ut av konferensen? Här är våra bästa tips på hur konferensen får bärkraft från början till slut.


Vi börjar med syftet?

Det finns många anledningar till att ett företag eller delar av en organisation vill få tid och möjlighet att samlas på en annan plats än på den vanliga arbetsplatsen. Syftet kan vara att peppa personalen med en inspirerande kick-off eller att skapa lugn och ro för ledningsgruppen. En krävande omorganisation kan få kraft att läka i en inspirerande och neutral miljö. Det kan också vara så enkelt att man bara vill fira goda resultat. 

Oavsett vad ni vill få ut av konferensen börjar planeringen med när, var och hur. 

När?

Ett vanligt misstag som många gör är att datumet sätts för sent och den önskade konferensanläggningen är redan upptagen. Boka datum, konferenslokal och övernattning med god framförhållning. Bjud även in deltagarna i god tid så att alla får möjlighet att planera sin tid och delta.

Ett tips är att det finns pengar att spara om konferensen kan börja på en måndag eller en fredag, veckodagar som vanligtvis är mindre efterfrågade.

Var?

Valet av konferensanläggning och ort hör starkt samman med konferensens syfte och innehåll. Vilken miljö stödjer syftet bäst? Närheten till lugnande natur, havets uttryck eller känns det bättre med fart och puls i en större stad? Skapar en pampig konferensanläggning rätt känsla eller föredrar ni en mindre intimare lokal?

Tänk också igenom om ni behöver rum för workshops och grupparbeten? Ska ni göra en aktivitet som kräver ett klädombyte?

Hur?

Besök konferensanläggningen i förväg, det är vår varmaste rekommendation. Gå igenom varenda liten detalj med personalen. Hur man tar sig till konferensen, finns det parkering, hur vill ni sitta, hur fungerar tekniken, kanske behöver ni extra support.

Visa programmet för konferenspersonalen som har öga för detaljer och kan ge värdefulla synpunkter. Hur blir det med pauser och fika, mat och dryck? Finns det någon allergiker i sällskapet, någon med funktionshinder?

Har ni tänkt genomföra aktiviteter eller behöver ni tips på aktiviteter? Vem ansvarar för inbjudna föreläsare och aktivitetspersonal? Behöver de hjälp med teknik, utrustning och utrymmen?

När checklistan är avprickad vet både du och konferenspersonalen vad som förväntas av vem. 

Dags att involvera deltagarna

Skicka hela agendan senast dagen innan med ett tydligt tidschema över möten, pauser, fika, måltider och aktiviteter. Var sedan noga med att hålla agendan under konferensen.

Inled första dagen med en gemensam samling så får deltagarna en chans att komma på plats.

Avsluta även konferensen med gemensam samling och  repetera det du vill att deltagarna ska ta med sig. 

  • Vad har jag lärt mig?
  • Vad tar jag med mig?
  • Vad ska jag göra i morgon?
  • Vad ska jag göra när jag kommer tillbaka till jobbet?

Vad händer sen?

Hur behåller man  gemenskapen som uppstår under en konferens? Hur peppar man fortsatt arbetsglädje och fokus på uppsatta mål?

Ett bra tips är att schemalägga en aktivitet till första dagen på jobbet. Se också till att presentationer från konferensen snabbt finns tillgängliga. Berätta när beslut och sammanställningar från workshops kommer att finnas tillgängliga och glöm inte att lägga ut bilder från aktiviteter.

Vad är dina bästa tips?

Mejla gärna tips och erfarenheter från konferenser till conference@elite.se



Idéer föds i inspirerande miljöer. Hos oss kan du boka konferens i en slottsliknande festsal eller i en traditionell konferenslokal, välja stadspuls eller naturen runt hörnet. Vi har över 300 lokaler på olika orter i hela landet.

Läs mer

_